Yrityksen turvaurakointiprosessien toiminnanohjaus - TU-sertifioinnin vaatimukset

Toiminnanohjauksella tarkoitetaan yrityksen käytössä olevaa dokumentoitua menetelmäohjeistoa, jossa on kuvattu yrityksen toiminta myynti-, asennus- ja ylläpitotehtävissä. Turvaurakoitsijan kirjalliseen toiminnanohjausjärjestelmään on sisällyttävä seuraavat prosessi- ja tehtäväkuvaukset.

Myyntiprosessi:

  • Kartoitus ja/tai katselmus
  • Urakkatarjouspyyntöön perehtyminen
  • Toteutusprojektin arviointi ja riskitekijöiden määritys
  • Toteutettavan järjestelmän laitevalinta, ellei sitä ole suunnitelmissa määritelty ja kriteerit laitteille
  • Päämies-tuotearviointi
  • Toimittajien ja mahdollisten yhteistyökumppanien valinta
  • Tarjouksen teko
  • Sopimuksen laadinta

Asennusprosessi:

  • Alkavan työn arviointi
  • Toteutuksen suunnittelu, aikataulutus ja resursointi
  • Asennus, johon sisältyy konfigurointi ja toiminnan testaus
  • Yhteydenpito asiakkaaseen, asiakastiedon hallinta
  • Laite hankintojen ja toimitusten valvonta
  • Aliurakoitsijoiden valintakriteerit ja valvonta
  • Muutosten hallinta
  • Asiakaspalautteiden käsittely
  • Työturvallisuus
  • Itselle luovutusmenettely (oman työn tarkastus)
  • Dokumentointi
  • Vastaanottotarkastus
  • Takuu menettely
  • Turvaurakan päättäminen

Ylläpitoprosessi (jos yritys harjoittaa ylläpitotoimintaa)

  • Asiakastiedon hallinta
  • Asiakaspalautteiden käsittely
  • Palvelupyyntöjen vastaanotto (vikailmoitukset, hälytykset, ylläpito- ja kunnossapitotehtävät)
  • Takuu menettely
  • Viankorjaustehtävät
  • Kunnossapito-ohjelman mukaiset tehtävät
  • Etävalvontapalvelut
  • Laite- ja ohjelmistopäivitykset

Prosessien ja niihin liittyvien tehtävien hallitsemiseksi yrityksellä on oltava menetelmäohjeet, joihin liittyy tarvittavat työohjeet, lomakkeet ja tiedot. Toiminnanohjauksessa ja menetelmäohjeissa on huomioitava ne turvallisuusjärjestelmätoimialueet (kulunvalvonta-, kameravalvonta-, henkilöturvallisuus-, paloilmoitin- ja murtoilmaisujärjestelmätoimitukset..), joita yritys hakee/jotka ovat sertifioinnin piirissä.

Toiminnanohjauksessa on huomioitava turvaurakointiin liittyvät lait ja säädökset siltä osin, kun ne liittyvät yrityksen toimintaan. Tällaisia säädöksiä ovat mm.

- Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015)
- Pelastuslaki (379/2011)
- Laki Pelastustoimen laitteista (10/2007) ja
- Laki yksityisyyden suojasta (liittyy kameravalvontaan).

Lisäksi on oltava ohjeistettuna:

  • Yrityksen turvaurakointitoiminnan organisointi;
  • Henkilökunnan ammattitaito ja sen ylläpito;
  • Tietoturva ja salassapito;
  • Toiminnanohjauksen seuranta ja korjaavat toimenpiteet.

SETI Oy arvioi yrityksen turvaurakointitoiminnan ensiarviointikäynnillä ennen sertifiointia sekä joka kolmas vuosi tehtävällä väliarvioinnilla. Sertifioitu yritys on velvollinen toimittamaan SETI Oy:lle TU-vuosiraportin niiden vuosiuusintojen yhteydessä, jolloin ei suoriteta väliarviointia.


Toiminnanohjauksen käsikirja


Sertifikaattihakemukseen liitetään toiminnanohjauksen käsikirja. Käsikirjan tulee kuvata asiakaslähtöisesti ja tiiviisti turvaurakointiprosessien toimintatavat, joilla saavutetaan asiakkaan odotusten mukainen lopputulos.

Käsikirjassa on sisällettävä seuraavat asiat:

  • toiminnanohjauksen organisaatio ja vastuuhenkilöt;
  • toiminnanohjauksen piirissä olevat prosessit (myynti, asennus, ylläpito) ja niihin liittyvät tehtävät. Tehtäväkuvausten yhteydessä käytetään viittauksia tarvittaviin menetelmäohjeisiin, lomakkeisiin ja muihin tietoihin;
  • henkilökunnan ammattitaitovaatimukset ja niiden ylläpito;
  • turvaurakointiin liittyvät tietoturva- ja salassapitoperiaatteet ja menetelmät;
  • toiminnanohjauksen seurantamenetelmät ja mahdollisiin korjaaviin toimenpiteisiin liittyvät menettelyt.

Toiminnanohjauskäsikirjan vaatimukset (TU-sertifiointi, 4/2017). 


Velvoitteet TU-sertifioidulle yritykselle

Sertifioidun yrityksen on toimittava turvaurakoinnissa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmässä kuvattujen menetelmien ja toimintatapojen mukaisesti ja tarvittaessa kehitettävä toiminnanohjausta ja toimintatapoja. Toiminnanohjaukseen tehdyt muutokset kirjataan toiminnanohjauksen käsikirjaan.

Yrityksellä on lisäksi seuraavia velvoitteita:

  • Yrityksen tulee toimittaa SETI Oy:lle vuosiraportti niinä vuosina, jolloin SETI Oy ei suorita yrityksen väliarviointia. Vuosiraportti tehdään SETI Oy:n kaavakkeelle.
  • SETI Oy suorittaa väliarviointikäynnin yritykseen joka kolmas vuosi ja todentaa, että yrityksen toiminta on edelleen kriteerienmukaista. Sertifioinnin uusinnan edellytyksenä on, että väliarvioinnissa ei havaita poikkemia tai SETI Oy on todennut mahdolliset poikkeamat korjatuiksi. Yritys on velvollinen toimittamaan SETI Oy:lle kopion voimassa olevasta toiminnanohjauksen käsikirjasta kuukautta (1) ennen arviointikäyntiä. SETI Oy:n arviointiraportti toimitetaan auditoidulle yritykselle. 
  • Yritys on velvollinen ilmoittamaan turvaurakointitoiminnassa tapahtuvista muutoksista, jotka liittyvät
    - TU-vastuuhenkilöön/-löihin tai
    - turvallisuusjärjestelmätoimialaan/-aloihin.
  • Yritys on velvollinen ilmoittamaan SETI Oy:lle yrityksen liiketoiminnassa tapahtuvista muutoksista (yhtiömuodon muutos, yritysfuusio, …) ja niiden vaikutuksesta turvaurakointitoimintaan.

SETI Oy arvioi tämän jälkeen muutoksen vaikutuksen yrityksen TU-sertifiointiin.

18.4.2017