Yrityksen toiminnanohjaus

Yrityksen sähköurakointiprosessien toiminnanohjaus

Toiminnanohjauksella tarkoitetaan yrityksen käytössä olevaa dokumentoitua menetelmäohjeistoa, jossa on kuvattu yrityksen toiminta myyntityö-, sähköurakan asennustyö- ja laskutyötehtävissä. Sähköurakoitsijan kirjalliseen toiminnanohjausjärjestelmään on sisällyttävä kappaleessa 3.2 kuvatut prosessit, tehtävät ja menetelmäohjeet.


Toiminnanohjauksen käsikirja


Sertifikaattihakemukseen liitetään toiminnanohjauksen käsikirja. Käsikirja kuvaa asiakaslähtöisesti ja tiiviisti sähköurakointiprosessien toimintatavat, joilla saavutetaan asiakkaan odotusten mukainen lopputulos. Käsikirja osoittaa myös omalle henkilöstölle yrityksen toiminnan tavoitteet sekä sähköurakointiin liittyvät keskeiset menetelmät ja toiminnanohjauksen vastuuhenkilöt. Käsikirjasta tulee ilmetä kuvaus prosessin toteutuksesta ja kuka organisaatiossa vastaa prosessin toteutuksesta.

Mikäli yrityksen toiminta on suppeata ja kattaa ainoastaan osan prosesseista voi yritys kuvata ainoastaan ne prosessit, joilla on toimintaa. Tällöin sähköurakoitsijasertifikaatti kattaa ainoastaan kuvatut prosessit.


Toiminnanohjauksen käsikirjan vaatimukset


Yleiset asiat

  • Yritystiedot
  • Kuvaus yrityksen toiminnasta
  • Yrityksen varsinainen organisaatiokaavio, josta selviää eri henkilöiden vastuualueet
  • Selvitys sähkötöihin käytettävistä resursseista:
  • Tietoturva ja salassapito
  • Toiminnanohjauksen seurantamittarit, niiden seuranta ja korjaavat toimenpiteet.
  • Ympäristön suojelu

Myyntityöprosessi:

  • Markkinointi, myynti ja tarjousorganisaatio
  • Tarjouslaskijoiden pätevyysvaatimukset ja ammattitaidon ylläpito
  • Tarjouspyynnön vastaanotto
  • Urakkatarjouspyyntöön perehtyminen

 

  • Tarjouksen laskenta
    • laskentatyökalut, niiden ajantasaisuus ja valmius ottaa vastaan sähköistä laskenta-aineistoa
    • alihankintatarjousten pyynnöt
    • erikoismateriaalien tarjouspyynnöt (keskukset, valaisimet jne.)
    • materiaalivalinnat, ellei niitä ole suunnitelmissa määritelty
    • menettely mahdollisten tarjouspyyntöasiakirjoissa olevien epäselvyyksien ja ristiriitaisuuksien suhteen
    • yhteydenpito asiakkaaseen / suunnittelijaan
  • Tarjouksen teko
  • Urakkaneuvottelu
  • Sopimuksen laadinta ja allekirjoitus

Sähköurakan asennustyöprosessi:

  • Alkavan työn arviointi
  • Työn toteutuksen suunnittelu, aikataulutus ja resursointi
    • maksuerätaulukon laadinta
    • projektin laatusuunnitelmatyön toteutussuunnitelmien teko
    • työmaan aikataulun laadinta yhdessä muiden urakoitsijoiden kanssa ja riittävän työajan varaaminen jokaiselle työvaiheelle ja osallistuminen aikataulukokoukseen
    • resurssiaikataulun laadinta
    • materiaalien valintakriteerit, tilaaminen ja toimitusten aikataulutus
    • alihankkijoiden valintakriteerit ja tilausten teko
    • projektin aloituskokous
  • Työn toteutusvaihe
    • työmaan aikataulun seuranta oman työn ja muiden työmaalla olevien urakoitsijoiden osalta
    • toimenpiteet havaitun aikataulupoikkeaman osalta
    • materiaalitoimitusten seuranta ja toimenpiteet mahdollisen poikkeaman suhteen
    • alihankkijoiden töiden seuranta ja vastaanotto
    • työturvallisuuden hoito
    • muutos- ja lisätyöt
  • Työn luovutusvaihe
    • sähköurakan tarkastusohjelma (milloin mikäkin tarkastus pidetään) (työkohtainen lomake) toimintakuvaus toiminnanohjauskäsikirjassa
    • käyttöönottotarkastus (urakoitsija, kuka, mitä ja milloin tarkastetaan)
    • varmennustarkastus (valtuutettu tarkastaja tai tarkastuslaitos)
    • luovutusdokumentit
  • Jälkihoito
    • Takuuajan toimet
    • jälkimarkkinointi ja asiakaspalautteen käsittely

Laskutyöprosessi

  • Laskutyöorganisaatio
  • Laskutyön veloitusperusteet
  • Laskutyön kustannusarvio
  • Laskutyön / palvelupyyntöjen vastaanotto
  • Työmääräys
  • Laskutyötehtävät
    • laskutyön alkamis- ja päättymisajankohta
    • tehtävän anto työnsuorittajalle
    • laskutyön suorittaminen työpaikalla
    • laskutyössä käytettävien materiaalien valinta
    • yhteyden pito asiakkaan kanssa (informointi mahdollisista muista vioista)
    • käyttöönottotarkastus
    • dokumenttien laadinta / korjaus
    • laskutyön päättäminen
    • työmääräyksen kuittaus
    • Työturvallisuuden hoito
  • Laskutyön takuuehdot
  • Kunnossapito-ohjelman mukaiset tehtävät


Toiminnanohjauskäsikirjan laatimista varten on Henkilö- ja yritysarviointi SETI Oy:stä saatavana Word-muotoinen pohja, jonka avulla pyrimme nopeuttamaan ja helpottamaan käsikirjan tekoa. Lisätietoja toiminnanohjauskäsikirjan teosta antaa pääarvioija Arto Kari puh. 09 5476 1602 tai arto.kari@seti.fi.